2012
02.03

Pada hari Kamis, 2 Februari 2012 di ULP UNDIP diadakan pertemuan konsultasi dan diskusi membahas paket-paket pengadaan dalam Rencana Umum Pengadaan. ULP melihat bahwa ada paket-paket yang bisa disatukan agar jumlah paket bisa diringkas sehingga pengadaan bisa lebih cepat dan efisien. Memang dimungkinkan bahwa dua sumber dana yang berbeda bisa disatukan paketnya. Apalagi jika memang hanya dari satu sumber dana. Di dalam RUP yang disampaikan oleh unit-unit memang dituliskan paket alat lab 1, alat lab 2 dan sebagainya dan belum mencantumkan jelas mengapa paketnya berbeda. Diskusi melibatkan teman-teman PPK, ULP unit-unit dan bagian keuangan/bendahara Universitas Diponegoro.

Beberapa alasan unit memecah paket – seperti yang dilakukan bagian perlengkapan – memecah lelang alat kebersihan menjadi 2 kali, awal tahun dan pertengahan tahun adalah karena:

  • Gudang tidak cukup untuk pengadaan langsung semua satu tahun. Hal ini sebenarnya bisa diatasi di dalam kontrak dengan penjadwalan pengiriman.
  • Ada ketidakpastian item dan kuantitasnya yang akan diadakan untuk pertengahan tahun. Misalnya bisa saja pada pertengahan tahun nanti stok pel masih banyak sehingga tidak perlu mengadakan pel lagi dan sebagainya. Hal ini sebenarnya bisa diatasi dengan kontrak harga satuan. Namun memang perlu perencanaan dan estimasi yang lebih teliti.

Konsep utama dari pengadaan adalah perencanaan, penjadwalan dan kerjasama dalam proyek yang menghasilkan penghematan biaya, proses yang efisien dan efektif dan pada akhirnya akan meningkatkan “value for money”. Dengan tidak meninggalkan prinsip kebijakan untuk mengutamakan usaha kecil, penyatuan paket akan meningkatkan efisiensi pekerjaan, laporan bagi ULP, Pokja dan PPK. Jika dimungkinkan, paket-paket yang bisa disatukan akan dijadikan satu paket. Namun dalam kenyataannya terdapat kesulitan diantaranya adalah meskipun pada prinsip kontrak bisa disatukan, dalam laporan keuangan/akuntansi SABMN, tidak bisa menyatukan output kegiatan yang berbeda.

Sehingga disimpulkan bahwa paket bisa disatukan jika:

1.    Berasal dari sumber dana yang sama,

2.    Output sama

3.    Akunnya sama

 

Share on Facebook
2012
01.31

Pada hari Senin tanggal 30 Januari 2012 kemarin kami kedatangan tamu dari Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) untuk membahas pembentukan ULP dan LPSE UNS yaitu Bp. Agus Supriyadi dan Bp Jarwo. Kami terkejut ketika beliau menanyakan jadwal sertifikasi di hotel Paragon Solo karena kami tidak mengadakan pelatihan di luar kampus UNDIP kecuali ada permintaan in-house training. Kami meminta surat penawarannya untuk diemailkan ke kami agar kami bisa memastikannya.

Ternyata benar. Surat penawaran tersebut datang dari Diponegoro Procurement Smart. Organisasi di luar UNDIP yang beralamat di jalan Gondang Tembalang Semarang. Memang lokasi kantornya tidak jauh dari UNDIP.

Dalam surat penawarannya dituliskan bahwa pengajar dari LKPP, UNDIP dan praktisi. Namun sejauh ini ULP UNDIP sebagai pelaksana dan pelatihan resmi pengadaan di UNDIP tidak pernah mengetahuinya. Dalam kata lain pengajar dari UNDIP seperti yang disebut di surat penawaran tersebut tidak diketahui oleh ULP UNDIP.

Memang informasi tersebut mungkin saja benar. Pengajar dari Universitas Diponegoro. Namun yang dipahami oleh instansi para penerima surat tersebut adalah bahwa penyelenggaranya adalah Universitas Diponegoro. Padahal bukan. Jadi kami tegaskan disini bahwa “Diponegoro Procurement Smart” itu bukan dari Universitas Diponegoro.

 

Share on Facebook
2012
01.27

Tidak mau ketinggalan dari saudara tuanya, Polines juga akan menyelenggarakan pengadaan barang/jasa melalui e-proc. Untuk itu dilaksanakanlah pelatihan e-proc yang dilaksanakan di Gedung ICT Centre lt 4. Di markasnya ULP UNDIP.

Share on Facebook
2012
01.27

Hari yang Sibuk

Kemarin Kamis tanggal 26 Januari 2012 adalah hari sibuk bagi ULP UNDIP. Di gedung baru ICT Center UNDIP, dari pagi cuacanya mendung. Hujan sebentar datang disertai angin, kemudian mereda, namun tak lama datang kembali. Begitu silih berganti. Namun hal itu tidak menyurutkan niat teman-teman ULP untuk boyongan dan menyiapkan komputer untuk pelatihan eproc. Boyongan yang sempat tertunda karena listrik dan AC lantai 4 belum siap, akhirnya harus dilaksanakan hari ini, Jumat tanggal 27 Januari 2012. Bapak Rektor UNDIP sudah siap dengan tumpeng bancakan, slup-slupan untuk mengawali kerja para penghuni baru di ICT Center.

Koordinator LPSE UNDIP sejak pagi bersama dengan Mas Setyo dari PLTIK UNDIP menelusuri jalur internet di lt 4. Ada 6 titik. hanya 2 yang nyala. Akhirnya penelusuran menemui solusinya pada switch di ruang sebelah lift. Karena peletakan terbalik, conector switch banyak yang kotor dan akibatnya sambungan internet putus. Setelah dibersihkan dan dipasang kembali maka tinggal 2 jalur saja yang tidak nyambung.

Cuaca yang tidak menentu itu ternyata juga tidak menghalangi tamu-tamu ULP UNDIP. Pagi jam 08.30 tamu dari Polines mengajak ULP UNDIP untuk membantu penyiapan pembentukan ULP Polines dengan menyelenggarakan semacam workshop ULP.

Pukul 10.00 ada tamu lagi dari Rumah Sakit Paru Ario Wirawan Salatiga, yang mengajak diskusi dan konsultasi mengenai pemaketan pengadaan, pelaksanaan e-proc dan lelang konsultan. ULP UNDIP memberikan penjelasan sekalian refreshing para tamu dari Salatiga ini dengan simulasi lelang konsultan secara e-proc. Kerjasama nantinya juga akan ditingkatkan dalam bentuk swa kelola konsultansi pengadaan.

Belum selesai simulasi, ada tamu lagi dari Rumah Sakit Jiwa Daerah Klaten, untuk menindaklanjuti rencana pelatihan PBJ dan sertifikasi yang akan dilaksanakan di Klaten. Dengan membawa laptop dan printer sendiri (tahu saja kalau printer ULP belum diboyong ke ICT Center) kita bersama melakukan koreksi dan langsung diprint untuk dimintakan tanda tangan MoUnya

Berikutnya masih ada tamu lagi dari Salatiga Pemkot. Di sana juga akan dilaksanakan pelatihan PBJ dan sertifikasi, bahkan dilanjutkan dengan pelatihan pelaporan hasil pelelangan dan pengawasan. Pemkot Salatiga sudah lama menjalin kerjasaman dengan ULP UNDIP semenjak pembentukan LPSE Salatiga tahun 2008.

Kerjaan belum selesai. Pemasangan saluran listrik untuk ruang training belum dilakukan. Mau belanja kabel kok hujan nggak reda-reda. Mau pasang kabel LAN dipikir-pikir kok jalurnya nanti ruwet. Lebih baik memakai wireless LAN saja. lebih rapi. Yah. Mulai kerja lagi dan tahu-tahu selesai sudah pukul 21.30.

Bener-bener hari yang sibuk.

 

 

 

Share on Facebook
2012
01.20

Bertempat di lantai 4, Gedung ICT Universitas Diponegoro, selama 2 hari tanggal 20-21 Januari 2012 dilaksanakan workshop peningkatan kompetensi ahli pengadaan. Peserta sebanyak 30 orang dari Politeknik Semarang. Selain untuk penyegaran dan update, pelatihan ini juga dapat digunakan untuk konversi sertifikat ahli pengadaan. Sebagai Nara sumber, dari ULP Undip pada hari pertama adalah Bapak Heri Suliantoro, MT dan pada hari kedua adalah Bapak Ir. Fitri Yusman MSP.

Dalam waktu dekat ini Politeknik Negeri Semarang juga akan membentuk Unit Layanan Pengadaan. Momen ini juga digunakan untuk persiapan ULP Polines tersebut.

Share on Facebook