LAYANAN PENGADAAN UNDIP

Pada hari Kamis, 2 Februari 2012 di ULP UNDIP diadakan pertemuan konsultasi dan diskusi membahas paket-paket pengadaan dalam Rencana Umum Pengadaan. ULP melihat bahwa ada paket-paket yang bisa disatukan agar jumlah paket bisa diringkas sehingga pengadaan bisa lebih cepat dan efisien. Memang dimungkinkan bahwa dua sumber dana yang berbeda bisa disatukan paketnya. Apalagi jika memang hanya dari satu sumber dana. Di dalam RUP yang disampaikan oleh unit-unit memang dituliskan paket alat lab 1, alat lab 2 dan sebagainya dan belum mencantumkan jelas mengapa paketnya berbeda. Diskusi melibatkan teman-teman PPK, ULP unit-unit dan bagian keuangan/bendahara Universitas Diponegoro.

Beberapa alasan unit memecah paket – seperti yang dilakukan bagian perlengkapan – memecah lelang alat kebersihan menjadi 2 kali, awal tahun dan pertengahan tahun adalah karena:

• Gudang tidak cukup untuk pengadaan langsung semua satu tahun. Hal ini sebenarnya bisa diatasi di dalam kontrak dengan penjadwalan pengiriman.
• Ada ketidakpastian item dan kuantitasnya yang akan diadakan untuk pertengahan tahun. Misalnya bisa saja pada pertengahan tahun nanti stok pel masih banyak sehingga tidak perlu mengadakan pel lagi dan sebagainya. Hal ini sebenarnya bisa diatasi dengan kontrak harga satuan. Namun memang perlu perencanaan dan estimasi yang lebih teliti.

Konsep utama dari pengadaan adalah perencanaan, penjadwalan dan kerjasama dalam proyek yang menghasilkan penghematan biaya, proses yang efisien dan efektif dan pada akhirnya akan meningkatkan “value for money”. Dengan tidak meninggalkan prinsip kebijakan untuk mengutamakan usaha kecil, penyatuan paket akan meningkatkan efisiensi pekerjaan, laporan bagi ULP, Pokja dan PPK. Jika dimungkinkan, paket-paket yang bisa disatukan akan dijadikan satu paket. Namun dalam kenyataannya terdapat kesulitan diantaranya adalah meskipun pada prinsip kontrak bisa disatukan, dalam laporan keuangan/akuntansi SABMN, tidak bisa menyatukan output kegiatan yang berbeda.

Sehingga disimpulkan bahwa paket bisa disatukan jika:

1.    Berasal dari sumber dana yang sama,

2.    Output sama

3.    Akunnya sama